SURAT EDARAN
REKOMENDASI HASIL KERJA TIM INDEPENDEN PEMBENAHAN MANAJEMEN PT. WIN – WIN LINK BOWO JENGGOT GATEWAY
“Mari Bersama Bergandengan Tangan untuk Keluar dari Keterpurukan agar Kita Dapat Bangkit Dan Bisa Melangkah Lebih Maju”
I. DASAR
Dasar dari kerja tim adalah mandat dari hasil rapat Koordinator Wilayah Se-Indonesia PT. Win – Win Link Bowo Jenggot Gateway pada tanggal 17 Januari 2011 bersama dengan Direktur Utama. Tim ini bernama Tim Pembenahan Manajemen, dengan anggota sebagai berikut :
1. Fajri Nailus Subchi (Ketua Tim)
2. Agung Farhanto (anggota)
3. Nugroho Basuki (anggota)
4. Sudarmanto (anggota)
5. Ilham (anggota)
Untuk menjamin kualitas hasil kerja tim pembenahan manajemen, maka tim ini dibantu oleh satu tim IT yang dikoordinir oleh saudara Setyadi Eko Cahyono dan satu tim akuntan yang dikoordinir oleh Kurniawan Eko Putranto, SE.
II. TEMUAN
1. Tidak adanya keseimbangan antara uang masuk yang berbentuk investasi (data yang dikumpulkan oleh tim sebesar Rp. 1,03 Triliun) dengan pendapatan dari hasil penjualan pulsa (data hasil temuan tim rata – rata belanja saldo 1 M/hari, jadi rata – rata penghasilan perbulannya sebesar Rp. 900.000.000,- dari rata – rata pembeli pulsa Rp. 10.000,-) dengan konsep pembayaran bagi hasil dalam bentuk komisi sebesar 10 % maka beban yang harus dibayarkan Rp. 1,03 M/bulan.
2. Ditemukannya ketidakterbukaan pengelolaan keuangan yang dilakukan oleh manajemen perusahaan kepada investor yang ikut didalam program perusahaan.
3. Adanya konflik di Kantor Pusat PT. Win – Win Link Bowo Jenggot Gateway antar jajaran direksi.
4. Pelayanan karyawan buruk karena focusing kerja karyawan kurang karena disamping bekerja di kantor pusat, juga posisinya merangkap sebagai agen maupun sebagai cabang perusahaan.
5. Legalitas perusahaan di depan hukum masih banyak memiliki kekurangan.
6. Pengeluaran perusahaan yang tidak efektif karena tidak ada Standar Operasional Prosedur yang mengatur anggaran belanja perusahaan sehingga sangat boros dan tidak efektif pembiayaannya yang paling nampak jelas tidak diperhitungkan biaya entertainment.
III. KESIMPULAN
Berdasarkan temuan yang kami paparkan diatas kami simpulkan bahwa PT. Win – Win Link Bowo Jenggot Gateway dalam kondisi sakit yang disebabkan beban perusahaan yang sangat besar tidak sebanding dengan aset dan pendapatan perusahaan. Penyebab utama dari kondisi ini adalah pengelolaan perusahaan yang mengabaikan kaidah – kaidah manajemen dan kaidah – kaidah hukum yang ada, serta kesalahan sistem selama ini kita nikmati dan rasakan secara bersama – sama. Kesalahan bersama yang paling utama adalah terjadinya pembayaran komisi dari investasi bukan dari hasil akselerasi pulsa. Jadi kondisi sakit yang kita rasakan saat ini merupakan kesalahan kita bersama.
Beban tersebut tidak mungkin dapat diangkat sendiri – sendiri, untuk melepaskan beban tersebut hanya dapat dipikul secara bersama – sama, sehingga beban tersebut dapat kita lepaskan. Kebersamaan menjadi kata kunci yang akan menjadikan kita bangkit dan memiliki harapan baru untuk dapat melangkah lebih maju. Dan, sebagai pengingat bagi kita semua frustasi menghadapi beban kenyataan membawa keterpurukan kita ke dalam jurang yang semakin dalam dan juga tindakan yang anarkhis justru akan merugikan kita semua.
IV. REKOMENDASI DAN LANGKAH KE DEPAN YANG HARUS DIJALANKAN
Berdasarkan hasil kesimpulan tim diatas dan telah disepakati dalam Rapat KorWil dan Cabang pada tanggal 27 Januari 2011, Rapat KorWil dan Cabang Se-Jawa Timur pada tanggal 29 Januari 2011 serta Rapat Korwil dan Cabang Se-Jawa Tengah pada tanggal 30 Januari 2011, memutuskan:
1. Pengelolaan Server
Server yang menjadi ‘nyawa’ didalam bisnis yang dilakukan selama ini dan menjadi pengikat komunitas yang sudah terbangun menjadi organisasi pelaku bisnis pulsa di bawah payung PT. Win – Win Link Bowo Jenggot Gateway maka sepakat untuk dibuat manajemen yang lebih serius dan profesional. Oleh karenanya manajemen yang baru menyepakati langkah – langkah perbaikan sebagai berikut:
1.1. Manajemen server dijalankan oleh tenaga – tenaga yang ahli dibidangnya (profesional) sehingga akan menjamin kepastian kelancaran dalam bertransaksi. Dengan gambar struktur bisa dilihat di bawah ini :
Struktur Manajemen Server
Struktur Management
1.2. Rekening Server, untuk menjaga efektifitas arus keuangan server maka disepakati satu pintu rekening atas nama manajer SERVER dan buku rekeningnya dipegang oleh administrasi server. Serta untuk menjaga transaparansi keuangan akan diberitahukan kepada seluruh KorWil yang ada, setiap bulan akan ada laporan neraca keuangan server.
1.3. Mekanisme Kerja Server, untuk menjamin kelancaran bertransaksi dan berjalannya sistem pengelolaan yang adil dalam pemberian komisi maka mekanisme kerja server sebagai berikut:
i. Untuk menjamin kelancaran transaksi
Sistem cash flow antara saldo beredar dengan stok pulsa dikatakan sehat jika rasionya minimal 3:10. Dari data server sampai hari ini saldo beredar sebesar Rp 12,5 M yang sebagian besar berasal dari pembayaran komisi, sedang stok yang ada, tidak tentu masuknya antara 200 -300 juta. Dari data ini saja jelas sudah tidak berimbang, ditambah lagi setiap harinya saldo beredar akan bertambah dengan pembayaran komisi berupa saldo pulsa, ini yang menyebabkan transaksi tidak lancar karena kekurangan stok.
Berdasarkan analisa tersebut, maka harus dilakukan rasionalisasi berimbang supaya sistem deposit tunai yang akan diberlakukan terjamin kelancarannya, dan yang paling utama untuk menyehatkan kembali perusahaan, karena jika saldo sebesar Rp.12,5M masih beredar, dan stok saldonya kurang lebih Rp.300 Juta,menyebabkan rasio tidak seimbang,hal inilah yang menyebabkan cash flow transaksi tidak lancar, karena stok transaksi tidak sebanding dengan saldo yang beredar.
Cara pengumpulan saldo dilakukan dari agen ke cabang dari cabang terkumpul ke KorWil dan setelah terkumpul semua di KorWil akan dikoordinasikan oleh manajer server. Sedangkan agen atau cabang yang tidak memiliki KorWil akan dikumpulkan melalui Sdr. Nugroho Basuki (081903975384) sebagai Koordinator Lintas Wilayah. Pengumpulan secara manual akan dilakukan pada tanggal 1 Februari 2011 hingga pukul 18.00 jika tidak mengumpulkan akan dilakukan secara otomatis oleh manajemen server. Saldo tersebut merupakan hutang perusahaan dan akan dibuat MoU hutang perusahaan kepada KorWil, Cabang, atau Agen.
ii. Sistem Deposit Tunai,
Sistem deposit tunai dikoordinir oleh setiap jenjang struktur yang ada di perusahaan yakni dari agen naik ke cabang naik ke KorWil dan KorWil yang melakukan deposit langsung ke server pusat. Namun demikian jika cabang akan melakukan deposit tunai sendiri harus konfirmasi terlebih dahulu dengan KorWil yang ada.
iii. Distribusi Saldo,
Distribusi saldo akan dikembalikan ke posisi semula yakni bisa transfer saldo secara bebas di dalam komunitas. Dan, angka saldo yang dikeluarkan akan sangat memperhatikan keseimbangan dengan stoknya.
1.4. Skema Server, dengan kebijakan baru hard cluster (lokalisasi penjualan stok pulsa) ditingkat kabupaten khususnya operator telkomsel, maka akan dibangun sistem host to host dan direct link dan menjadikan server holding sebagai server pusat. Adapun skema kerjanya sebagai berikut :
Skema Host To Host dan Direct Link Server
Skema H2H
1.5. Dalam situasi urgen sekarang ketika server Holding masih sering ngadat maka kita memberikan apresiasi atas inisiatif yang dilakukan temen – temen untuk menggunakan server lokal maupun tetap menggunakan server IZI Pulsa, BG, MD maupun yang lain. namun demikian ketika Server Holding sudah lancar untuk bertransaksi maka kami meminta temen – temen menggunakan holding dengan skema yang kami tawarkan.
2. Tentang Tanggungan terhadap Uang Agen, Cabang dan KorWil Serta Mitra Kerja
Tanggungan uang agen, cabang, dan KorWil serta mitra kerja sangat besar maka sebagai wujud partisipasi dari manajemen baru untuk mengatasi persoalan tersebut, maka kami memegang prinsip tidak akan merugikan semua pihak, namun karena kondisi perusahaan dalam kondisi tidak sehat maka langkah manajemen yang akan dilakukan sebagai berikut:
2.1. Seluruh uang program (termasuk investasi) yang ada akan dilakukan rasionalisasi untuk menyelamatkan modal pokok dari para investor kemudian akan dibuat Re – MOU (MOU ulang) selanjutnya untuk menjaga validitas MOU akan dilakukan registrasi MOU dengan biaya administrasi 2 % dari nilai MOU yang ada.
2.2. Komisi hanya akan diberikan kepada orang yang melakukan akselerasi pulsa (jual beli pulsa) sebesar 5 % dari omset satu bulannya dan angka komisi 5 % dapat berubah sesuai dengan penghitungan ulang berdasarkan analisis bisnis yang rasional (seimbang).
2.3. Uang pokok akan dikembalikan kepada orang yang berhak mulai satu tahun yang akan datang dan atau ketika kondisi perusahaan dalam posisi yang sudah stabil (dinyatakan sehat) bagi MOU yang sudah diregistrasikan.
2.4. Saldo yang ditarik periode pertama dibawah tanggal 3 Januari 2011 yang masuk ke kantor pusat akan dibuat MOU hutang perusahaan kepihak yang bersangkutan sedangkan saldo yang ditarik ke korwil akan dicatat dan dibekukan sementara, selanjutnya akan dibayarkan kembali secara bertahap melalui struktur yang terbangun di perusahaan.
3. Aspek Legalitas Perusahaan
Untuk menjamin keamanan kita dalam menjalankan usaha, maka legalitas perusahaan akan kami urus dengan serius, sehingga usaha yang kita jalankan akan benar – benar mendapatkan jaminan oleh Negara Republik Indonesia.
4. Tentang Rencana Jangka Panjang
Untuk mewujudkan cita – cita kita bersama dan mempercepat kebangkitan kita dari keterpurukan akan mewujudkan holding company yang senyatanya dengan langkah sebagai berikut :
4.1. Membangun Koperasi, dengan infrastruktur warisan PT. Win – Win Link Bowo Jenggot Gateway berupa komunitas yang saat ini merasakan nasib bersama ,maka perlu untuk terus dijaga komunitasnya dan dikembangkan jenis usahanya. Dewasa ini permodalan merupakan aspek penting untuk membangun usaha. Dan, koperasi menjadi pilihan yang tepat untuk membangun permodalan masyarakat yang saling menguntungkan, karena koperasi akan mengumpulkan uang recehan menjadi uang yang besar sehingga dapat menjadi tumpuan bagi komunitas untuk lebih kreatif mengembangkan usahanya.
4.2. Membangun Usaha di bidang lain, rencana besar yang akan kami bangun adalah melakukan ekspansi usaha di bidang lain yang benar – benar menjadikan perusahaan yang mengakar di semua lini, sehingga tetap berdiri kokoh dalam persaingan usaha yang keras. Hal ini mengingat komunitas yang sudah terbangun memiliki latar belakang bidang usaha yang beragam dan memiliki kapasitas yang mantap.
5. Catatan
Catatan ini berupa langkah – langkah kongkrit untuk semua pihak agar dapat berpikir jernih dan bertindak realistis dalam menghadapi kenyataan yang sekarang kita hadapi. Beberapa catatan yang Kami berikan antara lain :
5.1. Kepada seluruh agen, cabang, dan KorWil untuk terus meningkatkan kerjasama dan menjaga suasana yang kondusif agar kita dapat bekerja lebih optimal, sehingga beban yang kita pikul cepat terlepaskan. Dan dimohon kerjasamanya untuk konsisten menjalankan kesepakatan kita, yang salah satunya dengan melakukan deposit tunai.
5.2. Melakukan pendataan seluruh agen yang tergabung di dalam cabang masing – masing dan cabang di dalam KorWil masing – masing. Hal ini dilakukan untuk merapikan data – data kongkrit agen, cabang, dan KorWil yang ada.
5.3. Melakukan pendataan uang masuk, baik dalam bentuk program maupun investasi untuk memperlancar dilakukannya pembuatan kesepakatan kerjasama ulang (Re-MoU) yang akan kami lakukan sepanjang bulan Februari 2011.
5.4. Khusus rencana ke depan yang akan membuat Lembaga Keuangan yang diawali dengan pembentukan Koperasi, mohon untuk memberikan masukan ke Manajemen. Karena dalam bulan Februari 2011 akan keluar kerangka kerja pembentukan Koperasi. Sedangkan untuk jenis usaha lain meminta bisnis plan dengan margin keuntungan bisnisnya minimal 10%.
5.5. Dimohon kepada seluruh agen, cabang, dan KorWil memberikan masukan untuk kemajuan usaha yang dilakukan.
6. Penutup
Demikian surat edaran ini kami susun berdasarkan mandat dari KorWil,Cabang beserta seluruh agen-agennya, semoga surat ini dapat memberi keterangan yang cukup jelas dan rasional sebagai solusi permasalahan yang kita hadapi bersama.
Wonosobo, 31 Januari 2011
Tertanda,
Ketua Tim Pembenahan Manajemen
(Fajri Nailus Subchi)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar